Appel d’offres agences digitales : comment bien l’organiser ?
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Le choix d’un prestataire va souvent déterminer le niveau de réussite de votre projet. Agence spécialisée, agence généraliste, freelance, les possibilités sont nombreuses. Découvrez dans cet article tous nos conseils pour vous aider à faire le bon choix.
On ne le répètera jamais assez : un bon cahier des charges c’est un projet qui commence bien.
Que dire de plus ? Et bien simplement vous souhaiter bon courage, car même s’il s’agit d’un exercice qui n’est pas insurmontable, il demande pas mal d’efforts et de méthode pour être bien fait. Découvrez d'ailleurs les 7 caractéristiques d’un cahier des charges réussi ou notre article Comment rédiger le cahier des charges de votre prochain site web ?
Une fois terminé et validé par les équipes et la hiérarchie, imprimé en papier de soie et relié avec une bordure dorée, ce saint document pourra être envoyé aux agences, et pas n’importe lesquelles.
Cette phase consiste à dresser la liste des prestataires cohérents vis-à-vis de votre projet. En fonction des besoins techniques, secteur, calendrier, budget, etc. certaines agences vont déjà naturellement se démarquer.
Agences généralistes, agences spécialisées, freelances ou fournisseurs de solutions clés en main : il s’agit d’identifier le type de prestataire qui correspond le mieux à votre structure et à votre projet.
La rédaction d’un bon cahier des charges vous aura permis d’identifier les enjeux clés du projet et donc les expertises qu’il sera essentiel de solliciter.
Un rapide par les sections « réalisations » des prestataires identifiés vous permettra de vous faire une première idée du travail proposé (types de projets, secteurs, style, qualité des réalisations).
Après avoir fait un bon tour des prestataires potentiels, l’objectif sera de déterminer une liste de 3 à 5 prestataires pertinents à qui vous pourrez envoyer votre cahier des charges.
La grille d’évaluation est un document important qui vous permettra d’évaluer chaque proposition de manière équitable.
Au moment de la conception de la grille il sera déjà intéressant pour vous et votre équipe de déterminer quels sont les critères les plus importants (budget, équipe, compréhension, etc.) mais surtout de vous mettre d’accord sur la pondération de ces derniers. Voici ci-dessous quelques critères d’évaluation que nous retrouvons assez souvent :
Au fur-et-à-mesure de l’appel d’offres vous pourrez noter les prestataires et leur approche. La pondération fixée dans la grille vous permettra d’obtenir une note globale par candidat. Celle-ci ne sera pas forcément déterminante mais elle vous donnera une vision concrète des niveaux de chaque proposition.
Les prestataires vont travailler sur des propositions d’accompagnement complètes qu’il faudra étudier en détails. Ce premier niveau de lecture vous donnera déjà quelques premières clés pour évaluer la démarche, vous pourrez commencer à remplir votre grille d’évaluation.
À ce stade il convient de prendre pas mal de notes en essayant de ne pas tirer de conclusions trop hâtives. Vous aurez l’occasion de rencontrer les prestataires en soutenance afin qu’ils vous expliquent leur offre et leurs partis-pris. Au cours de la soutenance vous aurez l’occasion de creuser tous les sujets qui méritent plus de précisions.
Une fois toutes les agences rencontrées, retournez sur votre grille d’évaluation afin de la mettre à jour une dernière fois.
Choisir ce n’est pas renoncer mais préférer. Entre les résultats de votre grille d’évaluation et le feeling que vous avez eu avec les représentants des prestataires, vous devriez avoir ce qu’il faut pour prendre une décision.
Il n'y a plus qu'à vous souhaitez un très bon projet web en espérant que ces conseils vous auront aidé à trouver le prestataire parfait.
