Créer un cahier des charges : étapes clés et bonnes pratiques

Créer un site internet, lancer une application ou mener tout projet digital demande rigueur et méthode. Pour éviter les dérives, les incompréhensions ou les mauvaises surprises, il est essentiel de créer un cahier des charges clair et structuré. Ce document est la base de tout projet bien mené.

Mais par où commencer ? Que doit-il contenir ? Et comment le rendre vraiment utile pour vos prestataires ou vos équipes internes ? Voici un guide simple et concret pour élaborer un cahier des charges efficace.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges un outil de pilotage

Définition et rôle du cahier des charges

Un cahier des charges est un document de cadrage qui définit précisément les besoins, les objectifs, les contraintes, les livrables et le périmètre d’un projet. Il permet de :

• Structurer la réflexion en amont.
• Aligner tous les interlocuteurs sur une vision commune.
• Faciliter la collaboration avec une agence ou un prestataire.
• Anticiper les risques liés au flou ou aux oublis.C’est à la fois un outil de dialogue et un référentiel de pilotage.

Pourquoi créer un cahier des charges digital

Créer un cahier des charges est indispensable dès qu’un projet implique plusieurs intervenants ou un certain niveau de complexité. Ce document structurant vous aide à :

• Clarifier vos attentes pour éviter les erreurs de conception.
• Mieux estimer les ressources nécessaires.
• Éviter les décalages de planning ou de budget.
• Mettre en concurrence les prestataires sur une base équitable et objective.
• Garantir un suivi efficace du projet, permettant de le piloter projet digital du début à la fin.Un projet sans cahier des charges, c’est comme construire une maison sans plan.

Comment créer un cahier des charges en 7 étapes

Voici les étapes clés pour construire un cahier des charges digital complet et actionnable.

Présenter le contexte et les enjeux

Expliquez le pourquoi : origine du projet, problématiques rencontrées, enjeux globaux. Cette mise en contexte permet aux prestataires de mieux comprendre la douleur que le projet doit résoudre.

Définir les objectifs SMART

Qu’attendez-vous de ce projet ? Gagner en visibilité ? Augmenter les conversions ? Améliorer l’expérience utilisateur ? Les objectifs doivent être SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporellement définis) et priorisés.

Identifier les cibles et utilisateurs

Décrivez précisément les profils des personnes qui utiliseront le produit ou le service final (personas). Cela influence directement les choix de design, de contenus ou de fonctionnalités. C'est l'étape qui garantit l'alignement entre le produit et le marché.

Dresser la liste des fonctionnalités et des parcours

Listez toutes les fonctionnalités nécessaires (moteur de recherche, formulaire, espace membre, paiement en ligne…). Différenciez clairement les indispensables ("Must Have") des éléments optionnels ("Nice to Have"). Cartographiez les parcours utilisateurs critiques.

Structurer les contenus et l'arborescence

Proposez une arborescence de votre site ou application, avec les pages prévues, les types de contenus (texte, vidéo, data), les spécifications éditoriales et les liens internes. Le contenu est le carburant du projet, sa structure doit être pensée en amont.

Préciser les contraintes techniques et graphiques

Indiquez les contraintes qui ne sont pas négociables :

• Technologies souhaitées (CMS, ERP, hébergement…)
• Compatibilité responsive et accessibilité (RGAA)
• Identité visuelle existante ou à créer (charte graphique, tonalité)C'est le rôle des prestataires de proposer la meilleure solution technique dans ce cadre.

Formaliser les éléments de planning et de budget

Indiquez les grandes étapes du projet, les jalons importants, les délais attendus et, si possible, une enveloppe budgétaire indicative. Cela permet de juger la faisabilité du projet et d'éviter les décalages de planning.

Bonnes pratiques pour un cahier des charges pertinent

La précision au service de la sérénité

Soyez précis mais synthétique : un bon cahier des charges ne fait pas 100 pages, il est actionnable. Pensez au lecteur : structurez votre document de manière claire et logique.

Le rôle de la co-construction et de la mise à jour

Restez ouvert à la co-construction : certains éléments peuvent être affinés avec les experts (UX designers, développeurs). Le document n'est pas figé. Mettez-le à jour si le périmètre évolue.

L’aide d’experts pour un cadrage solide

Dois-je être expert technique pour rédiger ce document ? Pas du tout. Il suffit d’exprimer vos besoins de manière structurée. Le rôle de la boucle est de vous accompagner dès cette phase amont, afin de poser les bonnes fondations avant de lancer un projet digital.

Savoir créer un cahier des charges clair et complet, c’est l’un des meilleurs moyens de garantir le succès d’un projet digital. Ce document structurant permet de gagner en efficacité, en sérénité et en résultats.

Chez la boucle, nous croyons que tout bon projet commence par un bon cadrage. C’est notre métier de vous y aider, dès les premières étapes cahier des charges.

Les questions fréquentes sur les cahiers des charges

Faut-il créer un cahier des charges pour tous les projets ?

Dès que le projet implique plusieurs parties prenantes, un budget structuré ou des objectifs clairs, un cahier des charges est indispensable.

Existe-t-il un format type ?

Il n’existe pas de modèle unique, mais des structures types que vous pouvez adapter selon la nature de votre projet.

Un cahier des charges est-il figé ?

Non, il peut évoluer. L’essentiel est d’avoir une base claire au départ, puis d’ajuster en cours de projet.

Combien de temps prévoir pour la rédaction ?

Le temps varie, mais une bonne rédaction d'un cahier des charges digital nécessite souvent quelques jours de réflexion et de collecte de données internes.